Quy trình

1. Về việc quản lý hệ thống thư điện tử

Phòng TT-TT quản lý hệ thống thư điện tử; ban hành quy định Quy định quản lý thư điện tử tại Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia TP.HCM.

Địa chỉ thư điện tử của Trường có dạng tentaikhoan@hcmus.edu.vn và được chia làm hai loại:

1.1 Hộp thư điện tử cá nhân: Mỗi cá nhân chỉ được phép sở hữu duy nhất một địa chỉ thư điện tử của Truờng.

1.2 Hộp thư điện tử đơn vị: Tùy thuộc vào nhu cầu và tính chất sử dụng để được cấp loại hộp thư này.

2. Quy trình cấp mới, cấp lại, quản lý và thu hồi thư điện tử

2.1. Việc cấp mới sẽ áp dụng cho các cá nhân làm việc tại Trường, cụ thể cho từng đối tượng như sau:

a. Đối CCVC-NLĐ mới được tuyển dụng hoặc mới chuyển đến công tác tại Trường:

- Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị có ý kiến của trưởng đơn vị, có ý kiến của trưởng phòng Tổ chức hành chính. (Hoặc lãnh đạo đơn vị gửi email về netadmin@hcmus.edu.vn  và gửi đồng thời  cho tvu@hcmus.edu.vn và quanph@hcmus.edu.vn.vn với minh chứng là hình của hợp đồng làm việc của các cá nhân)

- Bước 2: Sau khi có ý kiến của Phòng TCHC, Phòng TT-TT cấp email theo quy định.

b. Đối CCVC-NLĐ mới được tuyển dụng theo dạng hợp đồng khoán

- Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị có ý kiến của trưởng đơn vị, có ý kiến của trưởng phòng Tổ chức hành chính.  (Hoặc lãnh đạo đơn vị gửi email về netadmin@hcmus.edu.vn  và gửi đồng thời cho tvu@hcmus.edu.vn và quanph@hcmus.edu.vn.vn với minh chứng là hình của hợp đồng làm việc của các cá nhân)

- Bước 2: Sau khi có ý kiến của Phòng TCHC, Phòng TT-TT cấp email có thời hạn đúng theo thời gian trong hợp đồng.

2.2. Việc cấp lại, kích hoạt lại tài khoản, thay đổi tài khoản được áp dụng đối với các cá nhân đã được cấp thư điện tử nhưng vì lý do nào đó, chẳng hạn như: chuyển đổi công tác, đổi họ tên,  bị khóa hộp thư do quá 3 tháng không sử dụng, …). Các cá nhân này liên hệ với Phòng Thông tin – Truyền thông hoặc nhờ lãnh đạo, cán bộ đơn vị dùng email trường gửi email về netadmin@hcmus.edu.vn để giải quyết. (Thời gian xử lý: tối đa 02 ngày làm việc)

2.3. Các hộp thư điện tử không truy xuất (login) trong thời gian 03 tháng sẽ tự động bi hệ thống vô hiệu hóa. Các cá nhân có nhu cầu sử dụng lại cần thực hiện theo khoản 2 của điều này.

2.4. Việc thu hồi các hộp thư điện tử chỉ áp dụng đối với các trường hợp bị buộc thôi việc, hoặc chuyển công tác, hoặc các hộp thư điện tử của cá nhân đã nghỉ chế độ (nếu cá nhân đó có nhu cầu) hoặc vi phạm những hành vi bị nghiêm cấm ở điều 4. Việc thu hồi các hộp thư điện tử phải theo đề nghị của của Phòng Tổ chức – Hành chính.

Thời gian thu hồi sau 30 ngày kể từ ngày buộc thôi việc, hoặc chuyển công tác.

Khi các đơn vị trong trường có nhu cầu cấp tên miền tên đơnvị.hcmus.edu.vn và tài nguyên mạng (hostting) trong Trường thực hiện theo Trình tự:

- Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị qua địa chỉ email: thongtintruyenthong@hcmus.edu.vn. Phòng Thông tin -Truyền thông sẽ phản hồi thông tin cho đơn vị cho người chịu trách nhiệm liên hệ qua email, điện thoại.

- Bước 2: Phòng TT-TT tiến hành cấp tên miền, và tài nguyên để chứa website của đơn vị. Đơn vị phải tự chịu trách nhiệm về nội dung trang web.

Khi các đơn vị trong trường có nhu cầu sử dụng mạng internet ở phòng làm việc trong Trường thực hiện theo trình tự:

- Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị qua địa chỉ email: thongtintruyenthong@hcmus.edu.vn. Phòng Thông tin -Truyền thông sẽ phản hồi thông tin cho đơn vị cho người chịu trách nhiệm liên hệ qua email, điện thoại.

- Bước 2:

+ Đối với mạng dây: Phòng TT-TT tiến hành khảo sát, sau đó báo cho Phòng QTTB thực hiện việc đi dây mạng, Phòng TT-TT tiến hành cấu hình hệ thống.

+ Đối với mạng không dây wifi: Phòng TT-TT tiến hành khảo sát; sau đó báo cho Phòng QTTB thực hiện việc đi dây mạng; Đơn vị tự gắn thiết bị router; Phòng TT-TT tiến hành cấu hình hệ thống. Nếu đơn vị tự động gắn thiết bị sẽ chịu trách nhiệm về sự ảnh hưởng đến hệ thống, phòng TT-TT sẽ ngừng cung cấp dịch vụ mạng.

Về việc quản lý hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ IP

Khi các đơn vị có nhu cầu cấp số điện thoại nội bộ thực hiện theo trình tự:

- Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị qua địa chỉ email thongtintruyenthong@hcmus.edu.vn. Phòng Thông tin -Truyền thông sẽ phản hồi thông tin cho đơn vị cho người chịu trách nhiệm liên hệ qua email, điện thoại.

- Bước 2: Phòng TT-TT tiến hành khảo sát; sau đó báo cho Phòng QTTB thực hiện việc đi dây điện thoại, Phòng TT-TT tiến hành cấu hình hệ thống.

- Bước 1. Văn bản đề nghị chuyển đến phòng Thông tin - Truyền thông với đầy đủ mục đích, yêu cầu, dự toán của ứng dụng.

- Bước 2: Phòng TT-TT báo cáo cho hội đồng Tin học hóa của Trường, để xem mức độ cần thiết, khả thi của ứng dụng.

- Bước 3: Phòng TT-TT làm văn bản trình Ban giám hiệu để xem xét duyệt thực hiện.

- Bước 4: Sau khi được Ban giám hiệu đồng ý, phòng TT-TT tiến hành triển khai thực hiện.

- Bước 5. Sau khi hoàn thành, phòng TT-TT tiến hành bàn giao cho các đơn vị đề xuất.

Phòng TT-TT quản lý hệ thống Website Trường Đại học Khoa học Tự nhiên; ban hành quy định chi tiết việc quản lý và cập nhật các thông tin, nội dung, hình thức các thông tin đăng tải trên Website Trường Đại học Khoa học Tự nhiên.

Đối với các tin hoạt động của Trường, dựa trên lịch công tác của Trường và Phòng TT-TT chủ động liên hệ các đơn vị để chụp hình, lấy thông tin và đăng lên trang web hoặc fanpage của Trường.

Mọi thông tin gửi về Trần Vũ - Trưởng phòng TT-TT , email: tvu@hcmus.edu.vn