1. Về việc quản lý hệ thống thư điện tử
Phòng TT-TT quản lý hệ thống thư điện tử; ban hành quy định Quy định quản lý thư điện tử tại Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia TP.HCM.
Địa chỉ thư điện tử của Trường có dạng tentaikhoan@hcmus.edu.vn và được chia làm hai loại:
1.1 Hộp thư điện tử cá nhân: Mỗi cá nhân chỉ được phép sở hữu duy nhất một địa chỉ thư điện tử của Truờng.
1.2 Hộp thư điện tử đơn vị: Tùy thuộc vào nhu cầu và tính chất sử dụng để được cấp loại hộp thư này.
2. Quy trình cấp mới, cấp lại, quản lý và thu hồi thư điện tử
2.1. Việc cấp mới sẽ áp dụng cho các cá nhân làm việc tại Trường, cụ thể cho từng đối tượng như sau:
a. Đối CCVC-NLĐ mới được tuyển dụng hoặc mới chuyển đến công tác tại Trường:
- Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị có ý kiến của trưởng đơn vị, có ý kiến của trưởng phòng Tổ chức hành chính. (Hoặc lãnh đạo đơn vị gửi email về netadmin@hcmus.edu.vn và gửi đồng thời cho tvu@hcmus.edu.vn và quanph@hcmus.edu.vn.vn với minh chứng là hình của hợp đồng làm việc của các cá nhân)
- Bước 2: Sau khi có ý kiến của Phòng TCHC, Phòng TT-TT cấp email theo quy định.
b. Đối CCVC-NLĐ mới được tuyển dụng theo dạng hợp đồng khoán
- Bước 1: Đơn vị gửi giấy đề nghị có ý kiến của trưởng đơn vị, có ý kiến của trưởng phòng Tổ chức hành chính. (Hoặc lãnh đạo đơn vị gửi email về netadmin@hcmus.edu.vn và gửi đồng thời cho tvu@hcmus.edu.vn và quanph@hcmus.edu.vn.vn với minh chứng là hình của hợp đồng làm việc của các cá nhân)
- Bước 2: Sau khi có ý kiến của Phòng TCHC, Phòng TT-TT cấp email có thời hạn đúng theo thời gian trong hợp đồng.
2.2. Việc cấp lại, kích hoạt lại tài khoản, thay đổi tài khoản được áp dụng đối với các cá nhân đã được cấp thư điện tử nhưng vì lý do nào đó, chẳng hạn như: chuyển đổi công tác, đổi họ tên, bị khóa hộp thư do quá 3 tháng không sử dụng, …). Các cá nhân này liên hệ với Phòng Thông tin – Truyền thông hoặc nhờ lãnh đạo, cán bộ đơn vị dùng email trường gửi email về netadmin@hcmus.edu.vn để giải quyết. (Thời gian xử lý: tối đa 02 ngày làm việc)
2.3. Các hộp thư điện tử không truy xuất (login) trong thời gian 03 tháng sẽ tự động bi hệ thống vô hiệu hóa. Các cá nhân có nhu cầu sử dụng lại cần thực hiện theo khoản 2 của điều này.
2.4. Việc thu hồi các hộp thư điện tử chỉ áp dụng đối với các trường hợp bị buộc thôi việc, hoặc chuyển công tác, hoặc các hộp thư điện tử của cá nhân đã nghỉ chế độ (nếu cá nhân đó có nhu cầu) hoặc vi phạm những hành vi bị nghiêm cấm ở điều 4. Việc thu hồi các hộp thư điện tử phải theo đề nghị của của Phòng Tổ chức – Hành chính.
Thời gian thu hồi sau 30 ngày kể từ ngày buộc thôi việc, hoặc chuyển công tác.