Quy định về việc cấp phát, gia hạn và thu hồi tài khoản Microsoft 365
Quy định này nhằm thống nhất việc cấp phát, quản lý, gia hạn và thu hồi tài khoản Microsoft 365 do Trường Đại học Khoa học tự nhiên, ĐHQG-HCM cấp cho viên chức, người lao động và người học nhằm phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu và làm việc.
Các đối tượng sau được xem xét cấp tài khoản Microsoft 365:
Giảng viên cơ hữu.
Viên chức, chuyên viên đang công tác tại Trường.
Người lao động theo hợp đồng có thời hạn từ 01 năm trở lên hoặc hợp đồng không xác định thời hạn.
Giảng viên thỉnh giảng, cộng tác viên, chuyên gia và các đối tượng khác theo quyết định của Nhà trường hoặc theo đề xuất của đơn vị quản lý.
Có tài khoản email công tác do Trường Đại học Khoa học tự nhiên, ĐHQG-HCM cấp.
Các đối tượng sau được xem xét cấp tài khoản Microsoft 365:
Sinh viên bậc đại học đang theo học tại Trường.
Học viên cao học.
Nghiên cứu sinh.
Các đối tượng người học khác theo quy định của Nhà trường.
Danh sách cấp tài khoản do các đơn vị quản lý (Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Công tác Sinh viên, Phòng Đào tạo) cung cấp theo từng đợt.
Người được cấp tài khoản Microsoft 365 được sử dụng các quyền theo loại giấy phép do Nhà trường cấp, bao gồm:
Cài đặt Microsoft 365 Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Teams...) trên tối đa 05 máy tính (PC/Mac), 05 máy tính bảng và 05 điện thoại.
Sử dụng các dịch vụ Microsoft 365 như Outlook, OneDrive, Teams và các ứng dụng khác theo quyền được cấp.
Nâng cấp từ Windows 10 Pro hoặc Windows 11 Pro lên Windows Enterprise (thông qua giấy phép Microsoft 365 A3) đối với các thiết bị đáp ứng điều kiện của Microsoft.
Lưu ý: Quyền sử dụng có thể thay đổi theo chính sách cấp phép của Microsoft và loại giấy phép được Nhà trường cấp.
Cán bộ có nhu cầu sử dụng thực hiện đăng ký theo biểu mẫu do Phòng Thông tin - Truyền thông ban hành.
Phòng Thông tin - Truyền thông kiểm tra điều kiện và thực hiện cấp tài khoản sau khi xác nhận đủ điều kiện.
Việc cấp tài khoản được thực hiện theo danh sách do đơn vị quản lý đào tạo cung cấp.
Trường hợp cần thiết, Nhà trường sẽ có thông báo đăng ký bổ sung.
Quyền sử dụng Microsoft 365 được cấp theo chính sách của Nhà trường và Microsoft.
Thời hạn sử dụng là 365 ngày kể từ ngày được cấp hoặc gia hạn.
Hết thời hạn, tài khoản sẽ được xem xét gia hạn nếu người sử dụng vẫn đáp ứng điều kiện theo quy định của Nhà trường và còn thuộc đối tượng được cấp.
Nhà trường có quyền gia hạn, không gia hạn hoặc điều chỉnh quyền sử dụng theo tình hình quản lý và chính sách cấp phép của Microsoft.
Tài khoản Microsoft 365 sẽ được thu hồi trong các trường hợp sau:
Nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
Chuyển công tác ra ngoài Trường.
Không còn thuộc đối tượng được cấp.
Vi phạm quy định sử dụng tài khoản hoặc chính sách cấp phép của Microsoft.
Theo quyết định của Nhà trường.
Danh sách thu hồi do Phòng Tổ chức - Hành chính hoặc đơn vị có thẩm quyền cung cấp.
Tài khoản Microsoft 365 sẽ được thu hồi trong các trường hợp sau:
Tốt nghiệp.
Thôi học, bị buộc thôi học hoặc không còn là người học của Trường.
Không còn thuộc đối tượng được cấp.
Theo quyết định của Nhà trường.
Danh sách thu hồi do Phòng Công tác Sinh viên, Phòng Đào tạo cung cấp.
Người được cấp tài khoản có trách nhiệm:
Sử dụng tài khoản đúng mục đích phục vụ học tập, giảng dạy, nghiên cứu và công tác.
Bảo mật tài khoản và mật khẩu.
Không chia sẻ, cho mượn hoặc chuyển nhượng tài khoản cho người khác.
Tuân thủ các quy định của Nhà trường, Microsoft và các quy định về an toàn thông tin.
Quy định này áp dụng đối với toàn bộ tài khoản Microsoft 365 do Trường Đại học Khoa học tự nhiên, ĐHQG-HCM quản lý và cấp phát.
Nhà trường có quyền sửa đổi, bổ sung hoặc thay đổi nội dung quy định để phù hợp với chính sách của Microsoft và yêu cầu quản lý trong từng thời kỳ.
Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ:
Phòng Thông tin - Truyền thông
Email: netadmin@hcmus.edu.vn